Valtakirja – ilmainen malli ja täyttöohje

Kun haluat, että joku toinen voi hoitaa asioitasi puolestasi – asioida pankissa, noutaa postin, hoitaa viranomaisasian tai myydä jonkin esineen – tarvitset valtakirjan. Se on selkeä tapa antaa toiselle henkilölle oikeus toimia nimissäsi juuri siinä laajuudessa kuin haluat. Tästä oppaasta saat ilmaisen mallin, selkeän täyttöohjeen ja tiedon siitä, mitä valtakirjaan kannattaa kirjata. Voit tehdä asiakirjan mallin pohjalta itse, tai vaivatta ja valmiiksi muotoiltuna ohjatussa palvelussa.

Mikä on valtakirja?

Valtakirja on asiakirja, jolla valtuuttaja (henkilö, jonka asioista on kyse) antaa valtuutetulle (henkilö, joka saa toimia toisen puolesta) oikeuden hoitaa tiettyjä asioita nimissään. Valtakirja kertoo, kuka saa toimia kenen puolesta, missä laajuudessa ja kuinka kauan. Sitä käytetään jokapäiväisessä asioinnissa silloin, kun et itse pääse tai ehdi paikalle.

Valtakirjaa tarvitaan monenlaisissa tilanteissa: kun läheinen hoitaa pankkiasiasi, kun joku noutaa puolestasi paketin tai asiakirjan, kun asioit viranomaisen kanssa edustajan välityksellä, tai kun valtuutat jonkun myymään tai ostamaan jotakin puolestasi. Yhteistä näille on, että valtuutetun on voitava osoittaa oikeutensa toimia – ja juuri sen valtakirja tekee.

Milloin valtakirjaa tarvitaan

Valtakirja on hyödyllinen aina, kun toisen henkilön on todistettavasti voitava toimia puolestasi. Tyypillisiä tilanteita ovat:

• pankki- ja vakuutusasiat, jotka läheinen hoitaa puolestasi
• postin tai lähetyksen noutaminen toisen nimissä
• viranomaisasiointi, kun edustaja hoitaa asian puolestasi
• myynti tai osto, esimerkiksi ajoneuvon myynti valtuutetun toimesta
• kiinteistö- tai isännöintiasiat, joissa toinen edustaa sinua kokouksessa

Useimmissa näistä riittää selkeä, kirjallinen valtakirja, josta käy ilmi osapuolet, valtuutuksen laajuus ja voimassaolo. Joillakin asiointikohteilla on kuitenkin omat vaatimuksensa (ks. kohta todistajista alla).

Yleisvaltakirja vai erityisvaltakirja?

Valtakirjat jaetaan yleisesti kahteen tyyppiin sen mukaan, kuinka laaja valtuutus on:

• Yleisvaltakirja antaa valtuutetulle oikeuden hoitaa kaikkia valtuuttajan asioita. Se on laaja ja joustava, mutta antaa myös paljon valtaa, joten sen antamista kannattaa harkita huolella.
• Erityisvaltakirja rajataan yhteen tiettyyn tehtävään – esimerkiksi yhden auton myyntiin tai tietyn pankkiasian hoitoon. Se on täsmällinen ja rajaa valtuutetun toimivallan juuri haluttuun asiaan.

Nyrkkisääntö on antaa valtuutus vain niin laajana kuin tehtävä todella vaatii: yksittäiseen asiaan riittää erityisvaltakirja, ja yleisvaltakirja sopii tilanteeseen, jossa valtuutetun on hoidettava asioita laajemmin ja pidempään. Valtuutetun kelpoisuus – se, mihin hän voi päämiestä sitovasti ryhtyä suhteessa kolmanteen – määräytyy valtakirjan sanamuodosta, eikä kelpoisuuden ylittävä toimi sido päämiestä. Käytännössä pankit, Traficom ja monet viranomaiset hyväksyvät vain yksilöidyn valtakirjan. Yleisvaltakirjaan on siksi syytä sanoittaa valtuutetun henkilötiedot, valtuutetut toimet, mahdolliset rajaukset ja voimassaoloaika.

Valtuutuksen laajuus, voimassaolo ja peruuttaminen

Hyvä valtakirja kertoo selkeästi kolme asiaa: mitä valtuutettu saa tehdä, kuinka kauan valtuutus on voimassa ja miten se voidaan peruuttaa.

Laajuus

Kuvaa valtuutuksen laajuus mahdollisimman täsmällisesti. Erityisvaltakirjassa yksilöi tehtävä tarkasti (esimerkiksi mikä esine myydään ja millä ehdoilla). Yleisvaltakirjassa voit silti rajata valtuutusta erikseen, esimerkiksi sulkea pois tietyt toimet tai asettaa euromääräisen ylärajan.

Voimassaolo

Valtakirja voi olla voimassa toistaiseksi eli peruuttamiseen asti, tai sen voi rajata määräaikaiseksi merkitsemällä päättymispäivän. Määräaikainen valtuutus on usein selkeä yhden rajatun tehtävän hoitoon, kun taas toistaiseksi voimassa oleva sopii jatkuvaan asiointiin. Laissa ei ole valtakirjalle enimmäiskestoa. Valtakirja lakkaa peruuttamiseen, ja jos valtuuttaja menettää toimintakykynsä tai kuolee, valtakirjan käyttö käy oikeudellisesti epävarmaksi – kuolinpesä voi peruuttaa valtuutuksen, ja pankit sulkevat valtakirjaan perustuvat käyttöoikeudet saatuaan tiedon kuolemasta.

Peruuttaminen

Valtuuttaja voi lähtökohtaisesti peruuttaa valtakirjan. Peruuttamisessa on syytä huolehtia siitä, että valtuutettu ja ne tahot, joille valtakirjaa on käytetty, saavat tiedon peruutuksesta – muuten valtuutettu voisi edelleen esiintyä valtuutettuna. Valtuutus peruutetaan lähtökohtaisesti samalla tavalla kuin se on annettu: kirjallinen valtakirja otetaan takaisin tai hävitetään, ja tietylle kolmannelle esitetty valtuutus peruutetaan ilmoittamalla peruutuksesta tälle. Jos peruutuksesta ei ilmoiteta, vilpittömässä mielessä oleva kolmas voi edelleen luottaa valtakirjaan, joten peruutuksesta on syytä ilmoittaa kaikille tahoille, joissa valtakirjaa on käytetty, ja pyytää alkuperäiskappale takaisin.

Tarvitaanko valtakirjaan todistajia?

Tavallinen valtakirja on vapaamuotoinen: se ei lähtökohtaisesti vaadi todistajia ollakseen pätevä. Käytännössä asiointikohteella voi kuitenkin olla omat vaatimuksensa. Jotkin pankit ja viranomaiset edellyttävät oman lomakkeensa käyttöä, todistajia tai muuta erityistä muotoa ennen kuin ne hyväksyvät valtuutuksen. Siksi kannattaa tarkistaa etukäteen, mitä juuri se taho, jonka kanssa valtuutettu asioi, valtakirjalta vaatii.

Tämä ei ole edunvalvontavaltuutus

Valtakirja sekoitetaan helposti edunvalvontavaltuutukseen, mutta ne ovat eri asiakirjoja eri tarkoituksiin. Ero on tärkeä, koska se vaikuttaa siihen, kumpi asiakirja sinun kannattaa tehdä:

• Tavallinen valtakirja on asioiden hoitoa varten silloin, kun itse kykenet päättämään asioistasi. Se on voimassa heti, ja sillä hoidetaan esimerkiksi yksittäinen pankki-, posti-, viranomais- tai myyntiasia puolestasi.
• Edunvalvontavaltuutus tehdään nimenomaan toimintakyvyn menettämisen varalle. Se ei ole voimassa heti, vaan tulee voimaan vasta, kun holhousviranomainen (DVV) on vahvistanut sen – ja vahvistus tehdään vasta, kun valtuuttaja ei enää itse kykene huolehtimaan asioistaan.

Yksinkertaistettuna: jos tarvitset jonkun hoitamaan asian nyt, kun olet itse toimintakykyinen, oikea asiakirja on tavallinen valtakirja. Jos haluat varautua tulevaan sen varalta, ettet itse enää myöhemmin kykene päättämään asioistasi, tarvitset edunvalvontavaltuutuksen. Tavallinen valtakirja toimii niin kauan kuin päämies kykenee itse valvomaan asioitaan; kun valtuuttaja menettää oikeustoimikelpoisuutensa, tavallisen valtakirjan käyttö käy epävarmaksi eivätkä pankit ja viranomaiset sitä yleensä hyväksy. Pysyvän toimintakyvyttömyyden varalle tarvitaan edunvalvontavaltuutus, joka tulee voimaan DVV:n vahvistuksella.

Mitä valtakirjaan kuuluu

Hyvä valtakirja sisältää ainakin seuraavat osat. Käy nämä läpi ennen allekirjoitusta.

Valtuuttaja ja valtuutettu

Valtuuttajan ja valtuutetun täydelliset nimet, henkilö- tai Y-tunnukset sekä yhteystiedot. Näin molemmat osapuolet voidaan yksilöidä yksiselitteisesti.

Valtuutuksen laajuus

Kirjaa selkeästi, mitä valtuutettu saa tehdä: hoitaako hän kaikkia asioita (yleisvaltakirja) vai vain tietyn, yksilöidyn tehtävän (erityisvaltakirja). Mitä tarkemmin laajuus on kuvattu, sitä vähemmän jää tulkinnanvaraa.

Voimassaolo

Merkitse, onko valtakirja voimassa toistaiseksi vai määräaikaisena. Jos valtuutus on määräaikainen, kirjaa päättymispäivä.

Mahdolliset rajoitukset ja ehdot

Voit asettaa valtuutukselle rajoituksia, esimerkiksi euromääräisen ylärajan tai kiellon valtuuttaa tehtävä edelleen kolmannelle. Kirjaa nämä selkeästi.

Paikka, päiväys ja allekirjoitus

Valtakirjan allekirjoittaa valtuuttaja, ja siihen merkitään paikka ja päiväys. Allekirjoitus osoittaa, että valtuutus on annettu valtuuttajan tahdosta.

Näin täytät valtakirjan

1. Kirjaa valtuuttaja ja valtuutettu – molempien nimet, henkilö- tai Y-tunnukset ja yhteystiedot.
2. Valitse valtuutuksen laajuus – yleisvaltakirja kaikkien asioiden hoitoon vai erityisvaltakirja yhteen tehtävään.
3. Kuvaile tehtävä tarkasti – erityisvaltakirjassa yksilöi, mitä valtuutettu saa tehdä.
4. Määritä voimassaolo – toistaiseksi vai määräaikainen ja mihin päivään asti.
5. Lisää mahdolliset rajoitukset – esimerkiksi euromääräinen yläraja tai muut ehdot.
6. Merkitse paikka ja päiväys ja allekirjoita valtakirja.
7. Tarkista asiointikohteen vaatimukset – varmista, hyväksyykö pankki tai viranomainen vapaamuotoisen valtakirjan vai vaatiiko se omaa lomaketta.

Valmis mallipohja: valtakirja

Erityistilanteet

Valtakirja ei aina ole oikea asiakirja – joskus tilanteeseen sopii toinen dokumentti. Tässä yleisimmät tilanteet ja se, mitä kussakin tarvitset.

Varaudut tulevaan toimintakyvyn menettämisen varalta

Jos et tarvitse asioidesi hoitoa juuri nyt, vaan haluat varautua siihen, ettet ehkä tulevaisuudessa enää itse kykene päättämään asioistasi, oikea asiakirja on edunvalvontavaltuutus – ei tavallinen valtakirja.

Valtuutettu myy tai ostaa esineen puolestasi

Jos valtuutuksen tarkoitus on, että valtuutettu myy tai ostaa jotakin puolestasi, itse kaupasta tehdään erikseen kauppakirja, jossa sovitaan kohteesta, hinnasta ja kaupan ehdoista. Valtakirja antaa valtuutetulle oikeuden allekirjoittaa kauppa puolestasi.

Usein kysytyt kysymykset

Alla vastauksia valtakirjaa koskeviin yleisimpiin kysymyksiin.

Tee valtakirja kerralla oikein

Valtakirjan täyttäminen käsin on usein helppoa, mutta valtuutuksen laajuuden rajaaminen ja voimassaolon muotoilu jäävät helposti epäselviksi. Ohjattu palvelu kysyy oikeat tiedot, auttaa valitsemaan yleis- ja erityisvaltakirjan väliltä ja tuottaa siistin, valmiin valtakirjan muutamassa minuutissa – ja tallentaa sen omaan arkistoosi.