Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Aretum Oy, Y-tunnus 3643135-5. Tietosuojaa ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt: asiakaspalvelu@sitova.fi.

2. Sitovan roolit

Sitova päättää oman palvelunsa tietojen käsittelyn tarkoituksista ja keskeisistä keinoista. Se toimii rekisterinpitäjänä käyttäjätileille, asiakirjalomakkeille, toimituksille, maksujen paikallisille viitetiedoille, tilauksille, tuelle, tietoturvalokeille, suostumustiedoille ja markkinointivalinnoille.

Palvelun nykyinen toteutus ei muodosta erillistä asetelmaa, jossa Sitova käsittelisi asiakirjan tietoja käyttäjän lukuun tämän henkilötietojen käsittelijänä. Käyttäjä ei myöskään ole Sitovan alihankkija. Maksukortin täydelliset tiedot annetaan suoraan maksupalvelulle eivätkä ne tule Sitovan haltuun; maksupalvelun oma rekisterinpitäjän tai käsittelijän rooli määräytyy sen ehtojen ja sovellettavan lain perusteella. Sitova ei ole rekisterinpitäjä eikä käsittelijä sellaisille kortin tunnistus- ja varmennetiedoille, joita se ei vastaanota tai käsittele.

3. Käsiteltävät tiedot ja tietolähteet

• Tili: sähköpostiosoite, käyttäjätunniste, käytetty kirjautumistapa ja kirjautumispalvelun palauttamat tilin perustiedot, kirjautumis- ja tilin tila sekä käyttäjän tallentamat asiakirjat.
• Asiakirja ja luonnos: käyttäjän vastaukset, nimet, yhteys- ja osoitetiedot, henkilötunnukset, perhe- ja varallisuussuhteet, summat, päivämäärät, sopimusehdot ja muodostettu PDF. Tiedot ovat yksityisiä, vaikka ne eivät sellaisinaan yleensä kuulu GDPR:n erityisiin henkilötietoryhmiin. Poikkeus on testamenttiin nimetty järjestö (seuraava kohta).
• Testamentin erityisjälkisäädösten saajat: henkilösaajan ja varasaajan nimi ja syntymäaika (ei henkilötunnusta) sekä järjestön virallinen nimi, Y-tunnus tai yhdistysrekisterin rekisterinumero ja kotipaikka. Tiedot antaa testamentin tekijä. Järjestön nimeäminen voi kertoa testamentin tekijän vakaumuksesta tai muusta GDPR:n 9 artiklan erityisestä henkilötiedosta. Siksi järjestön tiedot tallennetaan vasta, kun tekijä on antanut siihen erillisen suostumuksen, ja suostumuksesta tallennetaan sen ajankohta ja suostumustekstin versio.
• Kumppanilinkki: jos tulet kumppanin linkistä, sivun osoitteessa voi olla kumppanin tunniste (edunsaaja) tai alennuskoodi (koodi). Kumppanin tunnistetta ei tallenneta luonnokseen, tilaukseen, tilille, selaimeen eikä evästeeseen, eikä sitä koskaan yhdistetä sinuun tai tilaukseen eikä välitetä analytiikkaan. Järjestö lisätään testamenttiin vain, jos itse valitset sen ja annat suostumuksen; silloinkin testamenttiin tallentuvat vain järjestön omat tiedot, ei tunnistetta. Alennuskoodi on eri asia: jos käytät sitä, tilauksen yhteyteen tallennetaan käytetty koodi ja sen alkuperä eli kumppanijärjestö, jolle koodi kuuluu, tai hintatakuu. Usean järjestön yhteisestä jäsenetukoodista tallennetaan vain koodi, ei tietoa siitä, minkä järjestön jäsen sitä käytti. Tunnisteen näkymisestä teknisissä lokeissa kerrotaan kohdassa 7.
• Maksu ja tilaus: tuotteen, hinnan, valuutan, maksun ja tilauksen tila, maksupalvelun asiakas-, istunto-, maksu- ja laskuviitteet, maksajan vahvistettu sähköpostiosoite, hyvitykset, käytetty alennuskoodi ja sen alkuperä (kumppani tai hintatakuu) sekä sopimusvahvistusten versio. Sitova ei tallenna koko korttinumeroa tai turvakoodia.
• Mainoksen kampanjatieto: jos olet hyväksynyt mainonnan mittauksen ja tulit sivulle mainoksen linkistä, tilaukseen tallennetaan linkin kampanjatunnisteet (utm_source, utm_medium, utm_campaign ja utm_content), esimerkiksi mainoskanava ja kampanjan nimi. Ne kuvaavat mainosta, eivät sinua. Tilaukseen liitettyinä ne ovat kuitenkin henkilötietoa. Mainosklikkauksen tunnistetta tai hakusanaa ei tallenneta.
• Sivu, jolta tilaukseen tultiin: tilaukseen ja maksupalvelun maksutietoihin tallennetaan sen Sitovan sivun osoite, jolta siirryit asiakirjaan, esimerkiksi oppaan osoite. Tieto kuvaa sivua, ei sinua, mutta tilaukseen liitettynä se on henkilötietoa. Tätä varten ei käytetä evästettä eikä selaimen tallennustilaa. Sivun osoite kulkee linkin osoitteessa, ja selain voi pitää sen muistissa ja selaushistoriassa kuten minkä tahansa osoitteen.
• Mistä käynti alkoi: tilaukseen ja maksupalvelun maksutietoihin tallennetaan yksi karkea luokka siitä, mistä tulit Sitovan sivulle (Google-mainos, Googlen haku, muu hakukone, suora käynti, toinen sivusto tai Sitovan oma sivu). Osoitetta, mainosklikkauksen tunnistetta tai hakusanaa ei tallenneta. Tätä varten ei käytetä evästettä eikä selaimen tallennustilaa; luokka kulkee Sitovan omien linkkien osoitteessa. Tilaukseen liitettynä luokka on henkilötietoa.
• Tuki: viestit, yhteystiedot, liitteet ja asian hoitamisen kannalta tarpeelliset taustatiedot. Tukichatissa lisäksi antamasi sähköpostiosoite, keskustelun ajankohdat, IP-osoite ja siitä päätelty likimääräinen sijainti, selain- ja laitetiedot, avoinna ollut sivu sekä se asiakirja ja lomakkeen vaihe, jossa olit chatin avatessasi — ei lomakkeen vastauksia.
• Hintatakuu: jos pyydät hintatakuuta chatissa tai sähköpostilla, pyyntö käsitellään asiakastukena kuten muutkin tukiviestit. Hintatakuun todentamista varten pidämme pyynnöstä erillistä merkintää: asiakirjatyyppi, vertailupalvelun osoite ja hinta, kuvakaappaus vertailuhinnasta, päätös perusteluineen sekä lähetetyn koodin tunniste ja voimassaolo. Merkintään ei liitetä chatkeskustelua eikä yhteystietojasi. Merkintä säilytetään 24 kuukautta päätöksestä, minkä jälkeen se poistetaan. Jos käytät koodia, se tallentuu tilauksen yhteyteen kuten muutkin alennuskoodit. Jos käytät sivuston Hintatakuu-lomaketta, kirjoittamasi palvelu ja hinta tarkistetaan saman tien eikä niitä tallenneta; tilastoihin kirjataan vain asiakirjatyyppi ja tarkistuksen tulos.
• Turvallisuus ja tekniikka: IP-osoite, selain- ja laitetiedot, pyynnön aika, reitti, tapahtuma- ja virhetiedot sekä tunnisteet, joita tarvitaan pääsyn, maksujen ja väärinkäytösten selvittämiseen.
• Suostumukset ja markkinointi: valinta, ajankohta, lähde ja peruutus. Markkinointiosoitteet kerätään vain erillisellä suostumuksella.

Tiedot saadaan käyttäjältä, muilta henkilöiltä käyttäjän syöttäminä, käyttäjän laitteelta, kirjautumispalvelusta — sähköpostilinkillä tai valitsemastasi Google-kirjautumisesta — ja maksupalvelulta. Jos toinen henkilö antaa tietosi asiakirjaan, tietolähde on kyseinen käyttäjä.

4. Tarkoitukset ja oikeusperusteet

• Tilin luominen, lomakkeen käsittely, asiakirjan muodostaminen, toimitus, arkisto, tilaus ja sopimuksen hallinta: sopimuksen tekeminen tai täyttäminen (GDPR 6 artikla 1 b).
• Käyttäjän itse pyytämä asiakastuki ja tukiviestien hoitaminen sähköpostitse ja tukichatissa: Sitovan ja käyttäjän oikeutettu etu selvittää palvelua koskeva kysymys turvallisesti ja tarkoituksenmukaisesti (6 artikla 1 f). Tukichat käynnistyy vain, kun käyttäjä itse avaa sen; sen istuntoeväste on välttämätön käyttäjän pyytämän chatin toimimiseksi. Tuessa neuvotaan palvelun ja asiakirjojen käytössä, mutta yksittäistapaukseen ei anneta oikeudellista neuvontaa.
• Asiakirjaan syötetyn muun henkilön tiedot: oikeutettu etu tarjota käyttäjän pyytämä tekninen laatimispalvelu ja yksilöidä asiakirjan osapuolet (6 artikla 1 f). Käyttäjän on huolehdittava omasta käsittelyperusteestaan ja informoinnista.
• Alennuskoodin soveltaminen tilaukseen, myös hintatakuun perusteella annetun koodin: sopimuksen tekeminen tai täyttäminen (6 artikla 1 b). Kumppanikohtaiset tilausmäärät ja myynti kumppanin kanssa sovittua selvitystä varten: Sitovan oikeutettu etu (6 artikla 1 f). Kumppanille ei luovuteta tilaajan henkilötietoja, eikä kumppanille raportoida testamenttien sisältöä tai sitä, kuka on nimennyt sen saajaksi; kumppani saa enintään yhteenlasketut tilausmäärät.
• Hintatakuupyynnön käsittely ja siitä pidettävä merkintä: pyyntö käsitellään asiakastukena (6 artikla 1 f, kuten edellä), ja merkintä pidetään Sitovan oikeutetun edun perusteella, jotta hintatakuun ehtojen täyttyminen ja annettujen koodien käyttö voidaan todentaa (6 artikla 1 f). Hintatakuun koodeja ei anneta kumppanin kautta, eikä niistä raportoida kumppaneille.
• Testamentin erityisjälkisäädösten henkilösaajien ja varasaajien tiedot: Sitovan ja testamentin tekijän oikeutettu etu laatia testamentti, josta saaja voidaan tunnistaa (6 artikla 1 f). Tiedot saadaan testamentin tekijältä, eikä Sitova ilmoita niistä saajille erikseen: ilmoittaminen olisi mahdotonta tai vaatisi kohtuuttomasti vaivaa, ja se vaarantaisi testamentin luottamuksellisuuden, joka on sen tarkoituksen kannalta keskeinen (14 artiklan 5 kohdan b alakohta). Testamentin sisältö on luottamuksellinen myös suhteessa saajiin testamentin tekijän eläessä.
• Testamenttiin nimetty järjestö: järjestön nimeäminen saajaksi tai varasaajaksi voi kertoa testamentin tekijän uskonnollisesta tai filosofisesta vakaumuksesta, poliittisista mielipiteistä, ammattiliiton jäsenyydestä tai terveydestä eli GDPR:n 9 artiklan erityisistä henkilötiedoista. Näitä tietoja käsitellään testamentin tekijän nimenomaisen suostumuksen perusteella (9 artiklan 2 kohdan a alakohta) yhdessä sopimuksen täyttämisen kanssa (6 artikla 1 b), ja vain testamentin laatimiseksi ja säilyttämiseksi. Suostumus annetaan lomakkeessa erillisellä valintaruudulla jokaisen järjestön kohdalla. Ennen suostumusta järjestön tiedot ovat vain avoimella sivulla: niitä ei tallenneta selaimen luonnokseen, tilille eikä palvelimelle. Tietoja ei luovuteta järjestölle.
• Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa poistamalla luonnoksen tai asiakirjan Omat dokumentit -sivulla tai ottamalla yhteyttä tukeen. Tallennettu luonnos ja säilytetty testamentti poistetaan silloin. Peruutus ei vaikuta ennen sitä tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen eikä jo allekirjoitettuun paperitestamenttiin.
• Kumppanilinkin tunnisteet: kumppanin tunnistetta (edunsaaja) ja alennuskoodia (koodi) käytetään vain kumppanijärjestön lisäyspainikkeen ja yhteistyötä koskevan rivin näyttämiseen, alennuksen soveltamiseen ja kumppanikohtaisiin yhteenlaskettuihin määriin: Sitovan oikeutettu etu toteuttaa kumppanin kanssa sovittu yhteistyö (6 artikla 1 f) ja alennuksen osalta sopimus (6 artikla 1 b). Kumppanin tunnistetta ei tallenneta käyttäjän, luonnoksen, tilauksen eikä tilin tietoihin, eikä sitä koskaan yhdistetä käyttäjään tai tilaukseen. Käytetty alennuskoodi ja sen alkuperä (kumppanijärjestö tai hintatakuu) sen sijaan tallennetaan tilauksen yhteyteen.
• Maksutositteet, kirjanpito ja viranomaisvelvoitteet: lakisääteinen velvoite (6 artikla 1 c).
• Tietoturva, petosten ja väärinkäytösten estäminen, virheiden selvitys, oikeusvaateet ja palvelun välttämätön kehittäminen: Sitovan ja käyttäjien oikeutettu etu turvalliseen ja todennettavaan palveluun (6 artikla 1 f).
• Vapaaehtoinen, evästeisiin perustuva kävijäanalytiikka ja mainonnan mittaus (Google Analytics 4): suostumus (6 artikla 1 a). Evästeet ja selaintunniste otetaan käyttöön vasta nimenomaisen suostumuksen jälkeen, ja suostumuksen voi peruuttaa yhtä helposti kuin sen antaa sivun alalaidan Evästeasetuksista.
• Mainonnan tuloksellisuuden mittaus tilauksen kampanjatiedolla (kohta 3): suostumus (6 artikla 1 a), sama mainonnan mittauksen valinta. Kun peruutat suostumuksen, kampanjaeväste poistetaan heti eikä uusiin tilauksiin tallenneta kampanjatietoa. Jo tehtyyn tilaukseen tallennetun kampanjatiedon voit pyytää poistamaan kohdan 10 mukaisesti. Tämä ei koske kohdassa 3 kuvattua tietoa siitä, mistä käynti alkoi: se tallennetaan suostumuksesta riippumatta.
• Sivu, jolta tilaukseen tultiin (kohta 3): käytämme tietoa nähdäksemme, mitkä sivumme johtavat tilauksiin. Peruste on Sitovan oikeutettu etu kehittää sivujaan ja palveluaan (6 artikla 1 f). Tieto säilytetään ja poistetaan tilauksen tietojen mukana. Käsittelyä voit vastustaa kohdan 10 mukaisesti.
• Mistä käynti alkoi (kohta 3): käytämme tietoa nähdäksemme, mikä mainonta ja mitkä muut kanavat tuovat tilauksia. Peruste on Sitovan oikeutettu etu mitata ja kehittää markkinointiaan ja palveluaan (6 artikla 1 f). Tieto säilytetään ja poistetaan tilauksen tietojen mukana. Käsittelyä voit vastustaa kohdan 10 mukaisesti.
• Evästeetön mittaus ilman suostumusta: jos suostumusta ei ole annettu, voimme käyttää Googlen mittausta niin, ettei laitteelle tallenneta evästeitä tai muita tunnisteita eikä niitä lueta laitteelta. Googlen mittaus voi tällöin vastaanottaa evästeettömiä signaaleja: tiedon sivun katselusta ja sivulla vietetystä ajasta, maksuun siirtymisestä ja vahvistetusta ostosta, ajankohdan, selaimen ja laitteen tyypin sekä verkkoyhteyden tekniset tiedot, kuten IP-osoitteen. Tarkoitus on arvioida koostetasolla palvelun käyttöä ja mainonnan tuloksellisuutta. Sitova ei käytä signaaleja yksittäisen kävijän tunnistamiseen eikä profilointiin. Oikeusperuste on Sitovan oikeutettu etu mitata ja kehittää palveluaan ja markkinointiaan (6 artikla 1 f). Evästeiden ja tunnisteiden käytön voit kieltää evästevalinnassa kuten ennenkin, ja oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä voit vastustaa kohdassa 10 kuvatulla tavalla.
• Sitovan oma koostettu käyttötilasto: palvelin kirjaa koostettuja laskureita palvelun käytön vaiheista, kuten sivun tai lomakkeen avaamisesta, lomakkeessa etenemisestä ja sen estymisestä, esikatselusta ja maksusta. Laskuriin tallentuu vain tapahtumaa kuvaavia luokkia, esimerkiksi asiakirjan tyyppi, tapahtuma, vaiheen tai kysymyksen tunnus, laitteen tyyppi ja käynnin lähteen tyyppi. Siihen ei tallennu vastauksiasi, IP-osoitettasi eikä mitään sinuun, käyntiisi tai laitteeseesi liittyvää tunnistetta, kuten kävijä-, istunto- tai satunnaistunnistetta. Laitteellesi ei tallenneta tätä varten mitään. Tarkoitus on nähdä koostetasolla, missä kohdassa palvelun käyttö keskeytyy. Laskurit säilytetään kolme kuukautta.
• Sähköinen suoramarkkinointi: suostumus (6 artikla 1 a). Suostumuksen voi peruuttaa yhtä helposti kuin sen antaa.

Henkilötunnusta käsitellään vain, kun yksiselitteinen yksilöinti on laadittavan asiakirjan kannalta tarpeen ja tietosuojalain 29 §:n edellytykset täyttyvät. GDPR:n 9 artiklan erityisiä henkilötietoja palvelu käsittelee vain testamenttiin nimetyn järjestön kohdalla, suostumuksellasi (edellä). Usean järjestön yhteistä jäsenetukoodia jaetaan vain sellaisen järjestöjoukon kautta, josta ei voi päätellä yhtä 9 artiklan ryhmää, joten koodin käyttö ei kerro esimerkiksi ammattiliiton jäsenyydestä. Palvelu ei pyydä 10 artiklan rikostuomioita ja rikoksia koskevia tietoja. Vapaamuotoiset kentät on rajattu asiakirjan täsmälliseen ehtoon tai kohteeseen; käyttäjän ei pidä lisätä niihin terveystietoja, vakaumusta, poliittisia mielipiteitä, seksuaalisuutta, rikosasioita tai muuta pyydettyyn asiakirjaan kuulumatonta henkilötietoa.

5. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

• Supabase Pte. Ltd: henkilötietojen käsittelijänä tietokanta, tiedostot ja käyttäjän tunnistaminen.
• Stripe Payments Europe, Limited ja soveltuvat Stripe-yhtiöt: käsittelijänä maksualustan tarjoaminen sekä itsenäisenä rekisterinpitäjänä muun muassa maksaminen, lakisääteiset tunnistamisvelvoitteet, petosten torjunta ja turvallisuus. Jos tilaukseen on tallennettu kampanjatieto tai tieto siitä, mistä käynti alkoi (kohta 3), ne välitetään myös Stripen maksutapahtuman tietoihin.
• Plus Five Five, Inc. (Resend): käsittelijänä sovelluksen tapahtuma- ja sopimusviestit sekä kirjautumislinkit. Kuittiin, tilausvahvistukseen ja Premium-tilaajan toimitusviestiin liitetään valmis asiakirja PDF-tiedostona sellaisenaan, joten Resend välittää myös asiakirjan tiedot, kuten osapuolten henkilötunnukset, testamentin määräykset ja testamenttiin nimetyt saajat, myös järjestön. Viesti lähetetään vain ostajan tai tilin sähköpostiosoitteeseen.
• Cloudflare, Inc.: käsittelijänä sovelluksen suoritusympäristö, sisällönjakelu, välimuisti sekä liikenteen suodatus ja väärinkäytösten torjunta sekä Sitovan koostetun käyttötilaston tallennus. Cloudflare toimii lisäksi itsenäisenä rekisterinpitäjänä oman asiakassuhteensa tili- ja laskutustiedoille.
• Google Ireland Limited ja soveltuvat Google-yhtiöt (Google-kirjautuminen): käsittelijänä valinnainen kirjautumistapa. Google-kirjautumista käytetään vain, jos valitset sen itse — muuten Googlelle ei lähetetä kirjautumiseen liittyviä pyyntöjä. Kun kirjaudut Googlella, Google saa tiedon siitä, että kirjaudut Sitovaan, ja välittää meille Google-tilisi tunnisteen, sähköpostiosoitteen ja tiedon sen vahvistamisesta sekä Google-tilisi julkiset perustiedot: nimen ja profiilikuvan osoitteen (Googlen välittämissä kentissä name, full_name, picture ja avatar_url). Nämä tiedot tallentuvat kirjautumispalvelun (Supabase) käyttäjätietoihin. Sitova käyttää niistä vain sähköpostiosoitetta ja tunnistetta tilin yksilöimiseen: nimeä tai profiilikuvaa ei näytetä palvelussa, liitetä asiakirjoihin, lähetetä viesteissä eikä välitetä eteenpäin. Nimi ja profiilikuva kuuluvat kiinteästi Google-kirjautumiseen, eikä niiden välittämistä voi rajata Sitovan päässä — jos et halua jakaa niitä, kirjaudu sähköpostilinkillä. Emme välitä Googlelle asiakirjojesi sisältöä, lomakevastauksiasi, henkilötunnustasi tai maksutietojasi.
• Google Ireland Limited ja soveltuvat Google-yhtiöt (Google Analytics 4): käsittelijänä kävijäanalytiikka ja mainonnan mittaus. Evästeisiin perustuvat analytiikkatiedot lähetetään vasta, kun olet antanut suostumuksen. Ilman suostumusta Google voi vastaanottaa kohdassa 4 kuvattuja evästeettömiä signaaleja, joita se ilmoituksensa mukaan käyttää vain koostetasolla mittauksen ja mainonnan tulosten arvioimiseen. Suostumuksella Googlelle välitetään käynnin tekniset tiedot (esimerkiksi käsitelty sivuosoite ilman yksilöiviä hakuparametreja, tarkistetut kampanjatunnisteet, laite- ja selaintiedot, likimääräinen sijainti IP-osoitteen perusteella sekä analytiikkaeväste) ja tässä selosteessa kuvatut tuote- ja suppilotapahtumat. Analytiikka toimii vain julkisilla markkinointi- ja aloitussivuilla sekä maksun jälkeisellä välisivulla, jonka osoitteessa ei ole tunnisteita; kirjautumisessa, omissa dokumenteissa, tilauksen hallinnassa ja valmiin asiakirjan sivuilla sitä ei ajeta lainkaan. Emme välitä Googlelle asiakirjojesi sisältöä, lomakevastauksia, nimeä, sähköpostiosoitetta, henkilötunnusta tai osoitetta. Emme välitä Googlelle maksupalvelun tunnisteita, asiakirja-, kuitti- tai käyttäjätunnisteita. Vahvistetusta maksusta (kertamaksu tai Premium-tilaus) voidaan välittää yksilöllinen tekninen tapahtumatunniste, jota käytetään saman ostotapahtuman mittaamisen estämiseen useita kertoja. Tunniste ei ole maksupalvelun, asiakirjan, kuitin tai käyttäjän tunniste. Selaimen viittaavaa osoitetta ei välitetä analytiikkatapahtumissa. Selaintunniste on pseudonyymi tunniste, ei anonyymi tieto. Google säilyttää käyttäjä- ja tapahtumatason analytiikkatiedot 14 kuukautta; evästeettömien signaalien säilytys määräytyy Googlen asetusten ja käytäntöjen mukaan. Googlen oma kuvaus tietojen käsittelystä: policies.google.com/privacy ja policies.google.com/technologies/partner-sites.
• Crisp IM SAS (Ranska): käsittelijänä tukichat. Crisp käsittelee tukichatin viestit ja kohdassa 3 luetellut tukichatin tiedot vasta, kun avaat chatin itse; sitä ennen sivu ei lataa Crispin ohjelmaa eikä Crispille lähetetä pyyntöjä. Käsittelysopimuksena on Crispin käyttöehtoihin sisältyvä tietojenkäsittelysopimus (DPA). Emme välitä Crispille lomakkeen vastauksiasi, henkilötunnusta, maksutietoja emmekä tilisi tietoja; Crisp saa vain sen, mitä itse kirjoitat chattiin, sekä asiakirjan ja lomakkeen vaiheen. Älä kirjoita chattiin henkilötunnusta. Chat ei ole käytettävissä sivulla, jonka osoitteessa on kumppanin tunniste (edunsaaja).

Tukichat latautuu vasta, kun avaat sen itse. Evästeisiin perustuva kävijäanalytiikka on vapaaehtoinen ja käynnistyy vain suostumuksella; ilman suostumusta käytössä voi olla vain kohdassa 4 kuvattu evästeetön mittaus ja Sitovan oma koostettu käyttötilasto. Tietoja voidaan lisäksi antaa ammattimaisille neuvonantajille, viranomaiselle tai muulle vastaanottajalle, kun laki sitä edellyttää tai oikeusvaateen käsittely sitä välttämättä vaatii. Henkilötietoja ei myydä.

6. Tietojen sijainti ja kansainväliset siirrot

Palvelun tietokanta sijaitsee Irlannissa (Supabasen alue eu-west-1). Supabase tallentaa projektidatan ensisijaisesti tällä alueella, mutta sen henkilöstö ja alikäsittelijät voivat käsitellä tietoja maailmanlaajuisesti. Alue koskee ensisijaista tietokantaa; se ei määritä varmuuskopioiden sijaintia. Stripe käsittelee maksuja maailmanlaajuisesti. Resendin lähetysalue on Irlanti (eu-west-1), mutta sen tili-, viesti-, loki- ja API-tiedot tallennetaan Yhdysvaltoihin. Cloudflare käsittelee liikennettä maailmanlaajuisessa palvelinverkossaan, myös Yhdysvalloissa ja muualla EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Google käsittelee analytiikkatietoja ja kohdassa 4 kuvattuja evästeettömiä signaaleja maailmanlaajuisessa infrastruktuurissaan, myös Yhdysvalloissa. Crisp tallentaa tukichatin viestit Alankomaissa EU:n alueella. Crispin viestinvälityspalvelimia on myös Yhdysvalloissa, Isossa-Britanniassa ja Singaporessa; Crispin mukaan niissä säilytetään vain yhteyslokeja, ei viestejä.

Supabasen siirrot perustuvat sen tietojenkäsittelysopimukseen sisältyviin EU:n vakiolausekkeisiin. Stripe, Resend, Cloudflare ja Google käyttävät tilanteen mukaan EU–USA-tietosuojakehystä (DPF) ja EU:n vakiolausekkeita. Crispin osalta siirtoihin sovelletaan sen tietojenkäsittelysopimusta. Jäljennöksen sovellettavasta suojasta voi pyytää tietosuojayhteydestä.

7. Säilytys

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen palvelun tuottamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, väärinkäytösten ja tietoturvapoikkeamien selvittämiseksi sekä oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Säilytysaika määräytyy tiedon käyttötarkoituksen, asiakassuhteen keston, mahdollisten keskeneräisten asioiden ja sovellettavien lakisääteisten määräaikojen perusteella. Kun säilyttämisperustetta ei enää ole, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Palvelun väliaikaiset luonnokset ja lyhytaikaiset käyttöoikeudet poistetaan niiden käyttötarkoituksen päätyttyä. Tiliasiakkaan asiakirjoja säilytetään asiakassuhteen ja käyttäjän tekemien poistovalintojen mukaisesti, ellei säilyttämiselle ole muuta lainmukaista perustetta.

Tilaukseen tallennettu kampanjatieto säilytetään ja poistetaan tilauksen tietojen mukana. Selaimen kampanjaeväste vanhenee 30 vuorokaudessa, ja se poistetaan heti, jos peruutat mainonnan mittauksen.

Erityisjälkisäädösten saajien ja varasaajien tietoja säilytetään samoin kuin muuta testamentin sisältöä: selaimen luonnoksessa enintään 24 tuntia ja tilauksen yhteydessä tallennetussa asiakirjassa samojen säilytysaikojen mukaan kuin muita asiakirjoja. Testamenttiin nimetyn järjestön tiedot ja niitä koskeva suostumus säilytetään samoin, ja ne poistetaan, kun luonnos tai asiakirja poistetaan. Ennen suostumusta järjestön tietoja ei tallenneta lainkaan.

Sitova poistaa tukichatin keskustelut Crispistä käsin viimeistään 12 kuukauden kuluttua siitä, kun asia on hoidettu, ja tarkistaa poistettavat keskustelut neljännesvuosittain. Crispin omien tietojen mukaan sen varmuuskopiot säilyvät enintään viikon ja järjestelmälokit enintään vuoden. Jos avaat chatin mutta et aloita keskustelua, Crisp poistaa IP-osoitteen 30 minuutin kuluttua; aloitetun keskustelun IP-osoitetta Crisp säilyttää toiminnan, tietoturvan ja väärinkäytösten torjunnan tarpeisiin. Chatin istuntoeväste säilyy selaimessa enintään kuusi kuukautta, ja se poistetaan heti, kun lopetat tukichatin tai kirjaudut ulos.

Hintatakuupyynnöstä pidettävä merkintä säilytetään 24 kuukautta pyyntöä koskevasta päätöksestä, minkä jälkeen se poistetaan. Pyyntöön liittyvät tukiviestit säilytetään kuten muutkin tukiviestit.

Palvelun teknisiin lokeihin Cloudflaressa voi tallentua jokaisesta pyynnöstä sen ajankohta, osoite hakuparametreineen ja tulos, selaimen lähettämät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selaintiedot ja viittaava sivu, sekä IP-osoitteesta päätelty likimääräinen sijainti ja yhteyden tekniset tiedot; nämä lokit säilyvät seitsemän päivää.

Kumppanilinkin tunniste voi näkyä palvelun ja sen palveluntarjoajien teknisissä lokeissa, joita säilytetään rajoitetun ajan. Tunnistetta ei käytetä muuhun eikä yhdistetä käyttäjään tai tilaukseen. Sivuston Referrer-Policy (strict-origin-when-cross-origin) estää osoitteen parametrien välittymisen kolmansille osapuolille.

EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ei sovelleta kuolleiden henkilöiden henkilötietoihin (johdanto-osan 27 kappale).

Kirjanpitoon kuuluvaa aineistoa säilytetään lain edellyttämän ajan. Aineistotyypistä riippuen lakisääteinen säilytysaika on yleensä vähintään kuusi tai kymmenen vuotta.

Kertaostona hankitun asiakirjan käyttöajat ja palautuslinkin voimassaolo kuvataan käyttöehdoissa ja selaimeen tallennettavat tiedot evästeselosteessa. Tarkempia säilytysaikoja voi pyytää tietosuojayhteydestä.

Tilin poisto poistaa sovelluksen käyttäjäkohtaiset asiakirjat ja palvelutiedot, mutta ei sellaisia maksupalvelun, kirjanpidon, turvallisuuden tai oikeusvaateen tietoja, jotka Sitovan tai palveluntarjoajan on lain mukaan säilytettävä. Dokumentoitu oikeudellinen säilytyskielto, avoin maksuriita tai tietoturvatutkinta voi keskeyttää yksittäisen tietueen normaalin poiston. Supabase voi säilyttää päättyneen sopimuksen asiakasdataa 30 vuorokauden palautusajan ja Resend enintään 90 vuorokautta tilin päättymisestä; Stripe voi säilyttää omana rekisterinpitäjänään lain, maksujärjestelmän tai väärinkäytösten torjunnan vaatimia tietoja pidempään.

8. Pääsy asiakirjasisältöön ja tietoturva

Asiakirjat suojataan käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeuksilla, palvelinpuolen oikeustarkistuksilla, aikarajoitetuilla tai kertakäyttöisillä vierastunnisteilla ja salatuilla verkkoyhteyksillä. Maksu vahvistetaan palvelinpuolella ennen tiedoston luovutusta. Ylläpidon laajat käyttöoikeudet pidetään palvelinympäristössä.

Valtuutetun henkilöstön tekninen pääsy asiakirjasisältöön on mahdollinen ja rajataan tukeen, häiriö- tai tietoturvatilanteeseen, palvelun palauttamiseen, lakisääteiseen velvoitteeseen sekä palvelun toimivuuden ja asiakirjojen teknisen oikeellisuuden varmistamiseen pistokokein. Pääsyä ei luvata teknisesti mahdottomaksi. Mikään järjestelmä ei ole täysin riskitön, eikä Sitova anna ehdotonta tietoturvatakuuta.

Pistokokeen tekee Sitovan ylläpitäjä. Hän avaa silloin tällöin yksittäisen valmiin asiakirjan ja katsoo, onko se muodostunut ja toimitettu oikein. Hän katsoo esimerkiksi, onko asettelu kunnossa ja onko nimissä kirjoitusvirheitä. Jos jokin näyttää olevan vialla, Sitova kertoo siitä asiakkaalle. Pistokoe kuuluu asiakirjan muodostamiseen ja toimitukseen, joten sen oikeusperuste on sama: sopimuksen täyttäminen (kohta 4). Pistokoe ei ole oikeudellinen arvio, eikä se muuta käyttäjän vastuuta antamiensa tietojen oikeellisuudesta.

9. Automaatio ja lapset

Palvelu tarkistaa vastauksia ja muodostaa asiakirjaluonnoksen automaattisesti. Se ei tee GDPR:n 22 artiklassa tarkoitettuja päätöksiä, joilla olisi käyttäjään oikeusvaikutuksia tai vastaava merkittävä vaikutus, eikä palvelussa tehdä profilointia tai yksilöllistä hinnoittelua. Palvelu on tarkoitettu vähintään 18-vuotiaille.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tilanteen mukaan oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista tai poistaa niitä, rajoittaa käsittelyä, vastustaa oikeutettuun etuun tai suoramarkkinointiin perustuvaa käsittelyä, siirtää itse antamansa tiedot järjestelmästä toiseen sekä peruuttaa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Pyynnön voi lähettää osoitteeseen asiakaspalvelu@sitova.fi. Sitova voi pyytää tarpeelliset lisätiedot henkilöllisyyden varmistamiseksi. Tilin ja yksittäisiä tiedostoja voi poistaa myös Omat dokumentit -näkymässä. Tukipyynnön voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@sitova.fi tai tukichatissa.

11. Oikeus valittaa

Ota ensin yhteyttä Sitovaan, jotta asia voidaan selvittää. Sen lisäksi voit tehdä valituksen Suomen tietosuojavaltuutetun toimistolle sen sähköisellä lomakkeella. Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki. Ajantasaiset yhteystiedot ovat osoitteessa tietosuoja.fi.

12. Selosteen muutokset

Tämä versio on voimassa 2.11.2026 alkaen. Uusin versio julkaistaan tällä sivulla. Olennaisesta muutoksesta ilmoitetaan palvelussa ja tarvittaessa käyttäjätiliin liitettyyn sähköpostiosoitteeseen ennen muutoksen voimaantuloa.